Como fazer reuniões de alinhamento e acompanhamento no período home office?

Neste momento de home office, fazer a gestão da equipe não é uma tarefa simples, é preciso usar das novas configurações e da tecnologia para ter maior flexibilidade e organizar as equipes.

Você sabe como colocar em prática e realizar um acompanhamento direcionado às necessidades dos seus colaboradores?

Eficiente em pequenos passos:

1 – Um planejamento bem estruturado
Planejamento é a base para uma gestão remota de sucesso. É preciso colocar no papel todas as atividades, seus respectivos responsáveis e os prazos para entregas.

2 – Defina os processos e os objetivos com clareza
Definir as tarefas, os processos e os objetivos com clareza faz toda a diferença para que se alcance um resultado de qualidade. Quando os envolvidos em determinado projeto não entendem direito o que precisa ser feito e o que se espera deles, dificilmente as metas serão alcançadas de maneira satisfatória.

3 – Ajude os colaboradores a estabelecerem uma rotina
Os profissionais que trabalham a distância possuem mais liberdade e flexibilidade para executar suas tarefas, essa autonomia para fazer os próprios horários pode se tornar uma armadilha e colocar em risco a produtividade.
Nesse sentido, procure ajudar seus colaboradores a estabelecerem uma rotina de trabalho focada em resultados.

4 – Promova reuniões periódicas
As reuniões periódicas servem para que o gestor possa acompanhar a evolução das tarefas e dos projetos e alinhar determinados pontos do planejamento. Isso porque, à medida que o trabalho avança as necessidades podem se transformar.

Faça reuniões semanais ou diárias com as equipes, com as videoconferências focando em:

● promover o diálogo;
● apresentar atualizações de resultados;
● conhecer as atuais dificuldades;
● analisar o desempenho de cada um deles por meio do feedback;
● promover a integração entre todos os profissionais;
● fortalecer as relações de trabalho, criando um senso de pertencimento.

Tudo isso contribui para a produtividade de todos.

5 – Faça uso de ferramentas de gestão de tempo e tarefas
Existem inúmeras ferramentas que podem te ajudar na gestão remota. Com o uso da tecnologia, fica mais fácil gerenciar o tempo e as tarefas que foram passadas para os colaboradores a distância.

Para que você consiga acompanhar as entregas e o cumprimento de prazos, use a tecnologia a seu favor. Veja a seguir algumas dicas de ferramentas:

Operand
O Operand tem como objetivo promover a integração entre pessoas e processos. As informações dos trabalhos e projetos ficam centralizadas em uma única plataforma. Isso facilita o acesso de todos os profissionais envolvidos e otimiza a gestão remota.

We Transfer
Esta ferramenta é bastante útil quando você precisa enviar arquivos que são muito grandes para serem enviados por e-mail. O We Transfer aceita documentos de até 2GB (gratuitamente). Há também a versão Plus para envios de até 10GB.

Google Drive
O Google Drive é talvez a ferramenta favorita de quem trabalha a distância. Com esta ferramenta, você pode criar e compartilhar documentos de texto, planilhas, apresentações, relatórios, anotações, imagens, vídeos e muito mais.

Evernote
O Evernote é um aplicativo de anotações. Ele permite criar notas, adicionar anexos, definir lembretes, editar arquivos, marcar reuniões e muito mais. Tudo isso de maneira colaborativa. Com o Evernote, é possível compartilhar insights criativos.

Whereby
O Whereby surge como uma alternativa para o Skype. A ferramenta permite fazer videoconferências com até oito participantes.

Essas são dicas para que os resultados continuem aparecendo neste momento de incertezas e ainda fazem com que as equipes se mantenham engajadas e colaborem umas com as outras.

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